ทักษะสำหรับแกนนำคนงาน: การวางแผนยุทธศาสตร์

คู่มือการจัดทำแผนยุทธศาสตร์สำหรับองค์กรแรงงาน
พร้อมแบบฟอร์มสำเร็จรูป

แผนยุทธศาสตร์คือกระบวนการตัดสินใจเพื่อกำหนดทิศทางและเป้าหมายที่ต้องการไปถึงในอนาคตขององค์กรหรือหน่วยงานต่าง ๆ เป็นกระบวนการที่ต้องมีการศึกษาวิเคราะห์ กลั่นกรองจากปัจจัยต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กรอย่างรอบด้าน มีการกำหนดเป้าหมาย ขั้นตอนการดำเนินการอย่างชัดเจนเป็นระบบและกำหนดกรอบเวลาและตัวชี้วัดของความสำเร็จในอนาคตไว้ล่วงหน้า

ทำไมต้องมีการทำแผนยุทธศาสตร์?

องค์กรอยู่ท่ามกลางสภาวะแวดล้อมและบริบทที่มีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอและอย่างรวดเร็ว หากไร้ซึ่งการกำหนดทิศทาง เป้าหมายและวางแผนงานที่ถูกต้องชัดเจนก็เหมือนขับเรือโดยไร้เข็มทิศและหางเสือ

แนวคิดพื้นฐานในการวางแผนยุทธศาสตร์คือการตั้งคำถามว่าปัจจุบันองค์กรอยู่ในสภาพเช่นใด มีปัญหาอะไรที่เราเผชิญอยู่ ในอนาคตเราต้องการเห็นองค์กรเป็นเช่นไร?เพื่อให้องค์กรเดินไปสู่เป้าหมายที่วางไว้จะต้องทำอะไรบ้าง? เมื่อไร? และอย่างไร?

ขั้นตอนที่ 1 แต่งตั้งคณะทำงานยกร่างและจัดทำแผนยุทธศาสตร์

ขั้นตอนแรกของการจัดทำแผนคือการแต่งตั้งมอบหมายให้มีกลุ่มคนที่มีความรู้ความเข้าใจเรื่องการจัดทำแผนยุทธศาสตร์ เป้าหมายการดำเนินงานขององค์กร สามารถประสานงานกับบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการทำแผนได้ มีเวลาเพียงพอ ที่สำคัญคือต้องมีความเชื่อมั่นและเห็นความสำคัญของการจัดทำแผน อาจประกอบด้วยบุคคลต่าง ๆ เช่นกรรมการองค์กร หรือผู้แทนหน่วยงานต่าง ๆ ขององค์กร หรือผู้เชี่ยวชาญจากภายนอก

คณะทำงานฯ จะมีหน้าที่ตระเตรียม รวบรวมข้อมูล สถานที่ อุปกรณ์ สำนักงาน อุปกรณ์ที่จำเป็นต่อการจัดทำแผนยุทธศาสตร์ ประสานงานกับหน่วยงานและบุคคลที่เกี่ยวข้องในการจัดทำแผน รวบรวม เรียบเรียง ความเห็นจากฝ่ายต่าง ๆ วิเคราะห์ ยกร่างแผนเพื่อนำเสนอต่อฝ่ายต่าง ๆ

ขั้นตอนที่ 2 การวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย (Stakeholder Analysis )

ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คือ บุคคล คณะบุคคล องค์กร หน่วยงาน สถาบัน หรือชุมชน ที่มีอิทธิพลไม่ว่าจะโดยตรง หรือโดยอ้อม มากหรือน้อยต่อความสำเร็จ ความล้มเหลวหรือความอยู่รอดขององค์กรเรา

ข้อพึงจดจำ การรับฟังเสียงของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่ใช่แค่พิธีกรรมเพื่อสร้างความชอบธรรม แต่เสียงของเขาคือที่มาของความสำเร็จของแผนและความยั่งยืนขององค์กร

ขั้นตอนที่ 3 การเชื่อมโยงนโยบาย แผนยุทธศาสตร์ขององค์กรที่เกี่ยวข้อง

เนื่องจากองค์กรแรงงานเป็นส่วนหนึ่งของขบวนการแรงงานไทยและขบวนการแรงงานสากลที่ต้องทำงานสนับสนุนเชื่อมโยงกันจึงจะทำให้การทำงานเพื่อประโยชน์สูงสุดและมีประสิทธิภาพต่อผู้ใช้แรงงานจริง ๆ ดังนั้นการทำแผนยุทธศาสตร์ขององค์กรแรงงานจึงจำเป็นต้องศึกษาและเชื่อมโยงแผนยุทธศาสตร์ขององค์กรของเราเข้ากับนโยบายและแผนยุทธศาสตร์ขององค์กรที่เราเป็นสมาชิกอยู่หรือต้องทำงานเชื่อมโยงกัน

ขั้นตอนที่ 4 วิเคราะห์จุดอ่อน จุดแข็ง โอกาส และภัยคุกคามหรือ SWOT Analysis

การวิเคราะห์ SWOT Analysis หรือการวิเคราะห์สภาวะแวดล้อม เป็นเครื่องมือในการประเมินสถานการณ์สำหรับองค์กรหรือโครงการ ช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดจุดแข็งและจุดอ่อนจากสภาพแวดล้อมภายใน โอกาสและอุปสรรคจากสภาพแวดล้อมภายนอก ตลอดจนผลกระทบที่มีศักยภาพจากปัจจัยเหล่านี้ต่อการทำงานขององค์กร

คำว่า “SWOT” มาจากตัวย่อภาษาอังกฤษ 4 ตัว ได้แก่

• S มาจาก Strengths หมายถึง จุดเด่นหรือจุดแข็ง ซึ่งเป็นผลมาจากปัจจัยภายใน เป็นข้อดีที่เกิดจากสภาพแวดล้อมภายในองค์กร 
• W มาจาก Weaknesses หมายถึง จุดด้อยหรือจุดอ่อน ซึ่งเป็นผลมาจากปัจจัยภายในองค์กร เป็นปัญหาหรือข้อบกพร่องที่เกิดจากสภาพแวดล้อมภายในต่าง ๆ ขององค์กร ซึ่งองค์กรจะต้องหาวิธีในการแก้ปัญหานั้น
• O มาจาก Opportunities หมายถึง โอกาส ซึ่งเกิดจากปัจจัยภายนอก เป็นผลจากการที่สภาพแวดล้อมภายนอกขององค์กรส่งเสริมการดำเนินงานขององค์กร ผู้บริหารองค์กรที่ดีจะต้องเสาะแสวงหาโอกาสอยู่เสมอ
• T มาจาก Threats หมายถึง อุปสรรค ซึ่งเกิดจากปัจจัยภายนอก องค์กร หน่วยงานจำเป็นต้องปรับกลยุทธ์ขององค์กรเพื่อให้สอดคล้องและพยายามขจัดอุปสรรคต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นให้ได้จริง

ขั้นตอนที่ 5 กำหนดวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กร

วิสัยทัศน์ (vision) คือความฝันที่ผ่านการกรองด้วยเหตุและผลแล้วว่าเป็นไปได้ ความคาดหวังขององค์กรที่ต้องการให้ทุกคนในองค์กรเห็นเป้าหมายร่วมกัน ผูกพัน มุ่งมั่น ทุ่มเท สนับสนุน ให้ความร่วมมือด้วยความเต็มใจ

พันธกิจ (mission) คือกิจกรรมหลักหรือสิ่งที่องค์กรต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของการจัดตั้งองค์กร ตอบคำถามว่าทำไมถึงต้องมีองค์กรนี้

ขั้นตอนที่ 6 กำหนดประเด็นยุทธศาสตร์ เป้าประสงค์ และตัวชี้วัดเป้าประสงค์

ประเด็นยุทธศาสตร์คือเป้าหมายใหญ่ขององค์กรที่ต้องการจะบรรลุในช่วงเวลา 3-5 ปี สิ่งที่ต้องคำนึงในการกำหนดประเด็น คือ ตรวจสอบว่าประเด็นยุทธศาสตร์ตามแผนฉบับเดิมคืออะไร (ถ้ามี) ยังสอดคล้องกับสถานการณ์ปัจจุบันหรือไม่ จะสามารถขับเคลื่อนองค์กรให้ก้าวไปข้างหน้าตามกรอบวิสัยทัศน์ และพันธกิจหรือไม่สำหรับเป้าประสงค์ คือเป้าหมายย่อยที่จะนำไปสู่การบรรลุประเด็นยุทธศาสตร์ที่เป็นเป้าหมายใหญ่ถ้าบรรลุเป้าประสงค์ทุกข้อก็จะส่งผลให้ยุทธศาสตร์นั้นบรรลุเป้าหมายด้วย

ขั้นตอนที่ 7 การกำหนดกลยุทธ์ ตัวชี้วัดกลยุทธ์ และแผนงาน/โครงการ

กลยุทธ์ คือ แนวทาง มาตรการ หรือวิธีการดำเนินงานสำคัญ ๆ เป็นการตอบคำถามที่ว่า “เราจะไปถึงจุดหมายที่ต้องการได้อย่างไร?” สิ่งที่ต้องคำนึงในการกำหนดกลยุทธ์ คือ ความเห็นของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย เชื่อมโยงกับนโยบาย แผนยุทธศาสตร์ระดับต่าง ๆ ที่ได้เคยวิเคราะห์ไว้ คำนึงถึงภารกิจที่กำหนดไว้ในวัตถุประสงค์การจัดตั้งองค์กร

หลักการสำคัญของการกำหนดงาน/โครงการ ต้องมีความสอดคล้องกับกลยุทธ์และตัวชี้วัดกลยุทธ์ มีกรอบเวลาและหน่วยงานผู้รับผิดชอบรองรับชัดเจน

ขั้นตอนที่ 8  การจัดทำแผนปฏิบัติการ (Action Plan)

การจัดทำแผนปฏิบัติการหรือ Action Plan เป็นขั้นตอนที่มีความสำคัญ เป็นส่วนที่เป็นรูปธรรมมากที่สุด พูดง่าย ๆ คือเป็นสิ่งยืนยันว่าเป้าหมายที่ตั้งไว้มีความเป็นไปได้ เพราะมีแผนงานรองรับที่ชัดเจน และถ้าแผนปฏิบัติการดำเนินการได้สำเร็จก็จะส่งผลต่อความสำเร็จของเป้าหมายที่กำหนดไว้เช่นกัน หลายองค์กรทำแผนยุทธศาสตร์เสร็จแล้วไม่ได้จัดทำแผนปฏิบัติการ ทำให้แผนยุทธศาสตร์ฉบับนั้นไปไม่ถึงเป้าหมายและล้มเหลวในที่สุด

ขั้นตอนที่ 9 การสื่อสารถ่ายทอดแผน

เมื่อทำแผนยุทธศาสตร์สำเร็จแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือนำแผนยุทธศาสตร์ที่ได้มาไปสื่อสารกับสมาชิกองค์กรและบุคคล องค์กรและหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้แผนยุทธศาสตร์ฉบับดังกล่าวเป็นที่รับรู้ และเข้าใจจากฝ่ายต่าง ๆ เพื่อเกิดความร่วมมือเพื่อนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายของแผนต่อไป

ขั้นตอนที่ 10 การนำแผนไปปฏิบัติ

การขับเคลื่อนแผนยุทธศาสตร์ให้บรรลุตามเป้าหมายที่กำหนดไว้จะต้องมีการนำยุทธศาสตร์ไปสู่การปฏิบัติ จะเกิดการปฏิบัติตามแผนยุทธศาสตร์ได้จำเป็นต้องมีการวิเคราะห์ อัตรากำลัง และการมอบหมายให้เจ้าหน้าที่องค์กรที่จะเป็นผู้นำเอาแผนยุทธศาสตร์ไปปฏิบัติใช้ว่ามีจำนวนเพียงพอมากน้อยแค่ไหน มีคุณสมบัติ ความรู้ความสามารถในการขับเคลื่อนให้แผนยุทธศาสตร์ไปบรรลุเป้าหมายได้หรือไม่อย่างไร โดยปกติแล้วควรจะมีแผนพัฒนาบุคลากรและโครงสร้างองค์กรให้สอดรับกับแผนยุทธศาสตร์ที่วางไว้ด้วย   

ขั้นตอนที่ 11 การติดตาม ตรวจสอบ และประเมินผล

ติดตามความก้าวหน้าในการดำเนินงาน (Monitoring) ของโครงการ/แผนงาน โดยกำหนดให้หน่วยงานที่รับผิดชอบเป็นผู้รายงานความคืบหน้าเป็นรายเดือน/รายไตรมาส ตามแบบฟอร์มที่กำหนด เพื่อนำข้อมูลมาวิเคราะห์ตรวจสอบความก้าวหน้า รวมถึงปัญหา อุปสรรคที่เกิดขึ้น โดยจัดทำเป็นรายงานการติดตามผลการปฏิบัติงานตามแผน

เมื่อสิ้นสุดแต่ละปีงบประมาณ ให้ประเมินผลการปฏิบัติงานตามตัวชี้วัด และสรุปผลการดำเนินงาน นำเสนอพร้อมกับผลสัมฤทธิ์ด้านการใช้งบประมาณ สรุปประเด็นปัญหา/แนวทางแก้ไข และข้อเสนอแนะ อันจะไปสู่การสะท้อนการขับเคลื่อนองค์กรได้ตามยุทธศาสตร์ และนำไปประกอบการพิจารณาการดำเนินการในปีงบประมาณต่อไป